Projectassistent – Office Manager

Gent

Als Office Manager voor Open Bedrijvendag ben je een onmisbare schakel in het proces. Je bent de spin in het web en zorgt dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen.

Elke eerste zondag van oktober openen honderden bedrijven uit de meest uiteenlopende sectoren de deuren voor het grote publiek. Met honderdduizenden bezoekers is de Voka Open Bedrijvendag, die dit jaar voor de 30e keer georganiseerd wordt, telkens een schot in de roos. Voor het kloppend hart van de Open Bedrijvendag kijken wij uit naar een gemotiveerde Office Manager. Je bent de veelzijdige spin in het web, een onmisbare schakel in de organisatie van a to z, de steun en toeverlaat van de verantwoordelijke directeur. Kortom: die drijvende kracht die zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt.

JE UITDAGING

  • Je verricht zeer uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.
  • Je bent verantwoordelijk voor het onthaal en de opvolging van deelnemende bedrijven en bezoekers.
  • Je volgt inkomende telefoons en mails op, behandelt ze zelf of verwijst door naar één van je collega’s.
  • Je bent verantwoordelijk voor de algemene administratie en ondersteunt waar nodig.
  • Je staat in voor de invoer van data en verzorgt de administratieve opvolging in CRM.
  • Je plant calls met de deelnemers en gidst hen doorheen hun deelname.
  • Je rapporteert over verkoopstatistieken, versterkt het klantencontact, ondersteunt accountmanagers en analyseert hun rapporten.
  • Je organiseert interne bijeenkomsten en evenementen.
  • Je verzorgt zowel de interne als externe communicatie en beheert de informatiestroom.
  • Je bent verantwoordelijk voor de facturatie richting klanten en waakt over het budget.
  • Je neemt de logistieke opvolging van promotie en organisatie in handen.

JE TROEVEN

  • Je bent een gemotiveerd organisatietalent dat graag evenementen organiseert en netwerkt.
  • Als Master of Bachelor in de vermelde disciplines heb je idealiter al enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je kan autonoom werken, legt vlot contacten en bent gepassioneerd door ondernemerschap.
  • Je bent goed georganiseerd, stressbestendig en werkt nauwkeurig.
  • Je voelt je als tactvolle teamplayer goed in een omgeving met veel stakeholders.
  • Je drukt je vlot uit in het Nederlands, Frans en Engels.
  • Je hebt een zeer goede kennis van MS Office en werkt met CRM, excel, powerpoint, word, outlook, google docs,….
  • De klant is jouw eerste prioriteit.
  • Je bent sociaal, dynamisch, communicatief en kan je inleven in de wereld van ondernemers, bezoekers en collega’s.
  • Je slaagt erin mensen te mobiliseren en zo projecten tot een goed einde te brengen.
  • Een complexe organisatie schrikt je niet af want je creëert een duidelijke structuur en planning om alles optimaal op te volgen.
  • Je denkt strategisch, bent oplossingsgericht en hebt aandacht voor eenvoudige en efficiënte processen.
  • Je kan data interpreteren en er specifieke actiepunten uit afleiden.

JE KAN REKENEN OP…

  • Een onderdompeling in een familiaal, maar toch beursgenoteerd mediabedrijf.
  • Een boeiende functie binnen een gedreven en professioneel team waar ruimte is voor initiatief.
  • Een onderneming waar jij visie, missie, strategie en waarden mee uitdraagt.
  • Een bijzondere uitdagende context waar je mee creëert aan innovatie en groei en ondernemerschap mee op de kaart zet.
  • Een ongedwongen werksfeer waar open communicatie voorop staat.
  • Een uitdagende marketingfunctie met grote vrijheid waar je zelf onderneemt.
  • Een aantrekkelijk verloningspakket aangevuld met extralegale voordelen.
  • Een opportuniteit om te bouwen aan de Open Bedrijvendag van morgen en een kans jezelf hogerop te tillen dankzij boeiende opleidingen en interne academies.
  • Een inspirerende en motiverende familieomgeving met ruimte voor fun@work.
SOLLICITEER NU